議事録作成の基本 

 

 

議事録の目的

議事録とは、会議の記録のことを言います。

会社というのは、内外に多くの利害関係者がいる組織ですから、認識のずれを生じさせない事が大切になります。

そのため、日時場所や審議した内容をキチンと保管しておくことにより、例えば役員が変わった後においてもどのような意思決定が過去なされてきたのかを確認することができるようにしておくのですね。

大切な意思決定材料のひとつといえるでしょう。

 

会社法の議事録

会社法に定められている会議で代表的なものには次のようなものがあります。これら法律で定められた会議のことを「法定会議体」、その議事録を「法定議事録」といったりします。

 

  • 株主総会
  • 取締役会
  • 監査役会
  • 監査等委員会議事録
  • 種類株主総会議事録
  • 報酬委員会議事録
  • 指名委員会議事録
  • 監査委員会議事録
  • 清算人会議事録
  • 債権者集会議事録
  • 社債権者集会議事録

 

議事録の記載内容

会社法の議事録はその記載内容も法律で定められています。

  • 株主総会…会社法712条
  • 取締役会…会社法施行規則101条3項
  • 監査役会…会社法施行規則109条3項
  • 監査等委員会議事録…会社法施行規則110条3項
  • …etc

 

議事録の開示

会社法で定められた議事録というのは作成に関与した人達だけじゃなく、利害関係のある債権者からの権利行使や、責任追及のための資料にもなるので、会社に備えおいて閲覧、写しをとるための制度も設けらています。(会社法318条4項など)

 

登記と議事録

取引の安全や会社の信用維持を目的として、会社の重要な事項を公にしておく制度のことを商業登記といいます。

そして、その商業登記申請するにあたって、登記すべき事項が適切な手続を得ているか確認するため、議事録の添付が必要になる場合があります。

 

登記申請に議事録を利用する場合には、議事録の内容が法令に適合してなかった場合などには登記申請は受理されません。

そのため、登記申請のための議事録を作成する場合には通常時よりも、より丁寧に抜けもれなく議事録を作成する必要があります。

 

議事録作成のルール

保管について

法定議事録書面または電磁的記録で作成する必要があります。

ただし、署名義務のある議事録には役員全員が電子署名(商業登記で使用できる電子署名)をする必要があり、実際には9割以上書面で作成されていると思います。

 

記載方法

記載事項を抑えておけば、特に決まりはありません。

箇条書きでも文書形式でもよいです。

 

署名と記名押印

法律上、取締役会議事録や監査役会議事録には署名又は記名押印の義務があります。一方、株主総会議事録には署名や押印義務がありません。

しかし実務上は記録を残しておくという議事録の趣旨から株主総会議事録にも押印をしておくという取り扱いがされています。

署名とは自署であり、記名とはワープロで記載したものでよいという違いがありますが、署名と記名押印は同程度の証拠能力といえます。

 

押印する印章についてですが、議事録内容により異なります。代表取締役を選任する決議をした議事録には実印押印が必要な場合やそうでない場合があります。

このあたりは専門家にケースごとに聞くか案内してもらったほうが早いです。

 

 

備え置き期間

代表的なものを挙げておきましょう

株主総会議事録

株主総会の日から3か月

取締役会議事録

取締役会の日から10年

監査役会議事録

監査役会の日から10年

監査など委員会議事録

監査等委員会の日から10年

 

 

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代表司法書士・行政書士 廣澤真太郎

神奈川県横浜市瀬谷区でかけつけ無料相談を実施している司法書士兼行政書士です。 ご自宅等に無料で事前相談に伺いますので、お気軽にご利用ください。

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